Такое знание чаще всего является очевидным и четко сформулированным. Оно состоит из фактов, интерпретаций, идей, опыта, заключений и понимания, которые могут передаваться другим людям с помощью слов, символов, картинок, видео — и аудиосредств. Мы сознаем, что обладаем явным знанием, однако часто не осваиваем его до конца.
Когда один крупный британский производитель оборонной индустрии перевел свое производство из обветшалого заводского строения в новое здание, у него возникли проблемы с качеством конечной продукции.
И лишь после обсуждения этой проблемы с производственными рабочими менеджеры выяснили, что множество методов окончательной сборки и приемов работы было «задокументировано» в виде надписей, которые делались прямо на стенах старого здания, на данный момент уже снесенного.
Формальные знания, содержащиеся в руководствах, учебниках или инструкциях, относятся к явным. Организованные в виде формальных установок, они могут включать в себя руководящие указания или правила поведения.
Формальное, или явное, знание может регистрироваться и в дальнейшем извлекаться с помощью систем менеджмента знаний.
Организации нередко получают немедленную выгоду посредством простого повышения доступности таких знаний.
В прошлом формальное знание часто переносилось на бумагу и затем извлекалось из архивов.
Ныне оно чаще фиксируется электронным способом и сохраняется в базах данных, а доступ к нему производится с помощью сетей связи.
Например, многие компании используют для обеспечения доступа к такому знанию внутренние сети связи (интранет).
Интранет и новые технологии облегчают кастомизацию, которая позволяет отдельным людям получать информацию, представляющую для них ценность, чтобы обращать эту информацию в знание.